Dziś prezentujemy kolejne punkty, na które warto zwrócić uwagę podczas przygotowywania się do organizacji eventu.
1. Precyzyjne określenie tematyki i zakresu konferencji.
Nie ma chyba wiele bardziej irytujących rzeczy, od tej sytuacji, gdy mimowolnie trafiamy w miejsce, które okazuje się nie być tym którego oczekiwaliśmy. Dlatego warto przyłożyć się do czytelnego i informacyjnie bogatego opisu zakresu omawianych tematów oraz innych wydarzeń na planowanej konferencji, a następnie trzymać się z góry założonego planu (no chyba, że planem jest wielka improwizacja, ale o tym również można i należy poinformować uczestników).
2. Finanse. W dzisiejszych czasach nie ma nic za darmo, a aby otrzymać jakościowo przyzwoita usługe należy również przyzwoicie zapłacić. Oczywiście, możemy korzystać z różnego rodzaju darmowych świadczeń, wypożyczonych sprzętów, sal oraz z wolontariatów w szerokim zakresie (jest to nawet wysoce wskazane), lecz koszty tak czy inaczej muszą się pojawić. Oszacowanie kosztów jeszcze przed przystąpieniemm do realizacji przedsięwzięcia jest więc bardzo istotnym elementem przygotowań.
Wyraźne zdefiniowanie budżetu pozwala nam na kilka bardzo ważnych rzeczy. Po pierwsze mamy dzięki niemu jasną ocenę naszych możliwości organizacyjnych. Po drugie, korzystając z pomocy sponsorskiej, jesteśmy w stanie określić nasze potrzeby, dzięki temu potencjalny darczyńca wie w jakim zakresie nam pomaga oraz wie, że nie wrzuca swoich pieniędzy do studni bez dna (co być może jest nawet dużo ważniejsze). Po trzecie, założony z góry budżet pozwala ocenić realizację planu przygotowanego przez konferencją, przeanalizować odchyły od założeń, ich przyczyny oraz to czy nie były one do przewidzenia. To bardzo cenny materiał do analizy przed kolejnymi realizacjami.
Tematyka i finanse, z pozoru nie mają wiele wspólnego, lecz obie te dziedziny pozwolą nam na bardzo dokonanie bardzo istotnej czynności. Oceny wykonania planów:
- pod kątem merytorycznym (czy tematyka została wyczerpana, czy pojawiły się nowe, interesujące problemy do rozstrzygnięcia podczas kolejnych sympozjów, czy czasy wykładów i prelekcji zostały optymalnie zagospodarowane)
- pod kątem finansowym (koszty końcowe, racjonalność wydatkowania środków finansowych itp.)
piątek, 27 czerwiec 2008
czwartek, 26 czerwiec 2008
Organizowanie konferencji
Jeśli pojawiła się potrzeba zorganizowania konferencji, targów, warsztatów lub innej tego typu imprezy szybko przystąpić do realizacji ideii. Jednak w ferworze organizacyjnych wysiłków, łatwo mogą umknąć pewne podstawowe czynniki wpływające na ostateczne powodzenie przedsięwzięcia. Tym samym rozpoczynamy cykl artykułów, który pozwoli nam stworzyć elementarny rozkład jazdy dla każdego organizatora konferencji tematycznej. Wiele rzeczy poruszanych tutaj może się wydawać oczywistymi i banalnymi, zresztą często są one oczywiste i banalne, lecz właśnie z tego powodu lubią one uciekać naszej uwadze, która poświęcona rzeczom naprawdę trudnym, spycha je na margines. Może się okazać wtenczas, że wybudowaliśmy przepiękny budynek bez fundamentów, który szybko zacznie osiadać i powoli rozsypywać się. Pół biedy, jeśli dotrwa do końca. Gorzej jeśli zacznie się wszystko sypać w trakcie. A wiemy, że jeden kamyk może spowodować prawdziwą lawinę zdarzeń. Przejdźmy więc, tytułem wprowadzenia, do podstawowych punktów:
1. Postaw na ludzi.
Ludzie to najcenniejszy kapitał jaki możesz zdobyć ale który może Cię też najbardziej rozczarować. Pewne jest jedno: bez niego sobie nie poradzisz. Aby zorganizować z powodzeniem konferencję, targi, warsztaty, czy innego typu spotkanie, postaraj się o dobrych współpracowników lub wolontariuszy, najlepiej zaznajomionych z tematyką meetingu. Ułatwi to transformację decyzyjno-wykonawczą, czyli czyli przeistoczenie idei w działanie. Fachowcy zrobią to co do nich należy szybciej, sprawniej, lepiej ale co najważniejsze - samodzielnie. Dzięki temu, zamiast zostać obarczonym stadkiem owieczek do opieki, będziesz mógł, jako szef i organizator faktycznie zająć się monitorowaniem oraz koordynacją przebiegu konferencji.
Zaprosić do współpracy osoby mające już za sobą już doświadczenia w organizacji imprezy o określonej tematyce to bardzo dobry pomysł. Ich doświadczenie pozwoli uniknąć eksperymentowania na żywym organizmie zwiększając przy tym komfort uczestników zjazdu i poczucie profesjonalizmu organizacyjnego.
2. Wybór czasu
Przed ustaleniem dnia rozpoczęcia konferencji, należy starannie zorientować się, czy na planowany termin nie zostały już wyznaczone inne konferencje o pokrewnej tematyce. Jeśli tak jest, to powinniśmy rozważyć przesunięcie terminu, gdyż organizowanie dwóch konferencji w terminach kolidujących, może odbyć się ze szkodą dla obu. Tym bardziej, jeśli temat, który zamierzamy poruszać nie jest niezwykle unikalny i pożądany w danym momencie, możemy natrafić na barierę wyeksploatowania tematu i znużenia nim wśród potencjalnych gości.
Możemy założyć, że minimum przyzwoitości dla odstępu pomiędzy kolejnymi konferencjami to miesiąc ale każda sytuacja jest indywidualna, zależy np.: od odległości, którą pokonują uczestnicy itp.
3. Wybór miejsca
W pewnym sensie kontynuując myśl z poprzedniego punktu, określenie miejsca konferencji zależeć będzie od innych tego typu eventów. Jeśli w tym samym czasie organizowane są inne konferencje, na podstawie oszacowanej ilości zainteresowanych (wraz z odpowiednim narzutem bezpieczeństwa - +20%), koniecznym będzie ocenienie możliwości noclegowych w okolicy, gdyż może się okazać, iż w celu zapewnienia komfortu gościom, należy wprowadzić rezerwację miejsc noclegowych (można to połączyć z rejestracją)
Weźmy także pod uwagę aspekt rozrywkowo gastronomiczny w okolicy, tak aby nasi goście mogli sobie zorganizować czas we własnym zakresie, jeśli pozostawiamy im np.: wolne wieczory podczas wielodniowych konferencji. Jeśli w pobliżu nie ma żadnych rozrywek, zaproponujmy gościom atrakcje zorganizowane we własnym zakresie. Jest to o tyle istotny element, który pozwala zintegrować się się zgromadzonej zbiorowości, ale także pozwala łatwiej utrwalić poruszaną tematykę, która (przy odpowiedniej fantazji organizatora) może się kojarzyć bardzo pozytywnie naszym uczestnikom i pozostawić na lata zapadające w pamięć wspomnienia.
1. Postaw na ludzi.
Ludzie to najcenniejszy kapitał jaki możesz zdobyć ale który może Cię też najbardziej rozczarować. Pewne jest jedno: bez niego sobie nie poradzisz. Aby zorganizować z powodzeniem konferencję, targi, warsztaty, czy innego typu spotkanie, postaraj się o dobrych współpracowników lub wolontariuszy, najlepiej zaznajomionych z tematyką meetingu. Ułatwi to transformację decyzyjno-wykonawczą, czyli czyli przeistoczenie idei w działanie. Fachowcy zrobią to co do nich należy szybciej, sprawniej, lepiej ale co najważniejsze - samodzielnie. Dzięki temu, zamiast zostać obarczonym stadkiem owieczek do opieki, będziesz mógł, jako szef i organizator faktycznie zająć się monitorowaniem oraz koordynacją przebiegu konferencji.
Zaprosić do współpracy osoby mające już za sobą już doświadczenia w organizacji imprezy o określonej tematyce to bardzo dobry pomysł. Ich doświadczenie pozwoli uniknąć eksperymentowania na żywym organizmie zwiększając przy tym komfort uczestników zjazdu i poczucie profesjonalizmu organizacyjnego.
2. Wybór czasu
Przed ustaleniem dnia rozpoczęcia konferencji, należy starannie zorientować się, czy na planowany termin nie zostały już wyznaczone inne konferencje o pokrewnej tematyce. Jeśli tak jest, to powinniśmy rozważyć przesunięcie terminu, gdyż organizowanie dwóch konferencji w terminach kolidujących, może odbyć się ze szkodą dla obu. Tym bardziej, jeśli temat, który zamierzamy poruszać nie jest niezwykle unikalny i pożądany w danym momencie, możemy natrafić na barierę wyeksploatowania tematu i znużenia nim wśród potencjalnych gości.
Możemy założyć, że minimum przyzwoitości dla odstępu pomiędzy kolejnymi konferencjami to miesiąc ale każda sytuacja jest indywidualna, zależy np.: od odległości, którą pokonują uczestnicy itp.
3. Wybór miejsca
W pewnym sensie kontynuując myśl z poprzedniego punktu, określenie miejsca konferencji zależeć będzie od innych tego typu eventów. Jeśli w tym samym czasie organizowane są inne konferencje, na podstawie oszacowanej ilości zainteresowanych (wraz z odpowiednim narzutem bezpieczeństwa - +20%), koniecznym będzie ocenienie możliwości noclegowych w okolicy, gdyż może się okazać, iż w celu zapewnienia komfortu gościom, należy wprowadzić rezerwację miejsc noclegowych (można to połączyć z rejestracją)
Weźmy także pod uwagę aspekt rozrywkowo gastronomiczny w okolicy, tak aby nasi goście mogli sobie zorganizować czas we własnym zakresie, jeśli pozostawiamy im np.: wolne wieczory podczas wielodniowych konferencji. Jeśli w pobliżu nie ma żadnych rozrywek, zaproponujmy gościom atrakcje zorganizowane we własnym zakresie. Jest to o tyle istotny element, który pozwala zintegrować się się zgromadzonej zbiorowości, ale także pozwala łatwiej utrwalić poruszaną tematykę, która (przy odpowiedniej fantazji organizatora) może się kojarzyć bardzo pozytywnie naszym uczestnikom i pozostawić na lata zapadające w pamięć wspomnienia.
Subskrybuj:
Posty (Atom)
